Die eenheid vir interaksie met die media word nie altyd in die organisasiestruktuur van die organisasie ingesluit nie. Die bereidheid om in die mediaruimte te werk kom met die ontwikkeling van die organisasie. In sulke gevalle moet die aangestelde perssekretaris die persdiens van voor af organiseer en die stelselmatige werk daarvan vasstel.
As die organisasie nog nooit voorheen op die gebied van media gewerk het nie, moet die nuut aangestelde kurator van die persdiens ernstige opleiding op die volgende terreine ondergaan:
- keuse van sleutelsprekers;
- die opstel van werk met strukturele eenhede om inligting te verskaf wat geskik is vir publikasie in die media;
- tegniese toerusting van die persdiens en die eerste mediaplan
Van bestuur tot media
Dit kan 'n aansienlike tyd neem om elk van die aangewese punte volledig te implementeer. As ons egter oor prioriteite praat, moet die hoofsaak die soek na sleutelsprekers van die organisasie wees. Om die media te lok en nie net 'n adverteerder in die organisasie te sien nie, maar ook 'n informant, is dit nodig om met die leiers van die organisasie saam te werk. Onder hulle is die algemene direkteur, die kantoor van afgevaardigdes, departementshoofde en departemente in gebiede. Hierdie mense moet die noodsaaklikheid van kommunikasie met die media duidelik verstaan, die belangrikheid van elke kommentaar en stelselmatige werk op hierdie gebied in die algemeen verstaan.
Dikwels voel die spreker, selfs die meeste geïnteresseerd in media-aktiwiteite, ongemaklik en verleë wanneer hy met joernaliste kommunikeer. Die kurator van die persdiens is die taak om hierdie hindernisse te verwyder. Dit kan gedoen word deur 'n persdossier te demonstreer met voorbeelde van die beste publieke optredes van reeds bekende persone in die media.
Interne informante
Benewens die bestuur, moet alle departementshoofde en departemente ingelig word oor die mediadoelstellings en -doelstellings van die onderneming. Dit is beter om dit tydens die volgende vergadering te doen, waartydens die bestuur die taak moet stel om volledige inligting aan die persdiens te verskaf. Alle spanlede moet verstaan dat hierdie verantwoordelikheid nie 'n gril van die perssekretaris is nie, maar 'n nuwe strategiese taak van die bestuur.
Om 'n produktiewe interaksie met afdelings te bewerkstellig, is dit nodig om, sonder om te wag op die verskaffing van inligting, probeer om u van binne in hul werk te verdiep. Kwartaallikse verslae van departemente, kommunikasie met die bestuur en direkte eksekuteurs sal hierin help. Om met almal vriend te wees en oop te wees vir nuwe inligting, is een van die sleutels tot die effektiewe werk van die persdiens.
In die proses om met sekere segmente van die maatskappy te werk, kan dit moeilik wees om deurlopend inligting te verskaf. Dit is dikwels die gevolg van die indiensneming van departemente in die direkte lyn. Dit is onproduktief om wrewel te verberg dat kollegas die inligtingstake van die onderneming as die belangrikste verantwoordelikhede beskou. Daarom is dit die moeite werd om die vraag na die opstel van interne regulasies vir die indiening van inligting met 'n sekere frekwensie te bespreek. En sodat interne korporatiewe betrekkinge nie hierdeur ly nie, moet die perssekretaris direk met die departement se bestuur kontak om 'n versoek te gee om direkte toegang tot inligting te verleen vir die verwerking daarvan, sodat die werknemers van die departement nie oorlaai word met werk nie. Bestuurders verwelkom gewoonlik hierdie inisiatiewe.
Die eerste stap na publisiteit
Nadat die interne voorbereiding verby is, begin die stadium om die openbare vlak te bereik. Dit sal die bestudering van massamedia vereis, wat moontlik mediaplatforms kan word om inligting oor die maatskappy te publiseer. Afhangend van die strategiese doelstellings, moet die perssekretaris nie beperk word tot gespesialiseerde publikasies nie. Onder potensiële inligtingsvennote kan nuusagentskappe op plaaslike, streeks- en federale vlak, televisie, radio, ens. Veilig ingesluit word.
Moenie die platforms onderskat nie, alhoewel hulle nie die status van 'n media het nie, hulle doeltreffendheid beter presteer as hul inligtingskollegas. Dit is bloggers, groepe en gemeenskappe op sosiale netwerke, inligtingswebwerwe, ens.
Dit sal nie oorbodig wees om na te dink oor die onderneming se aktiwiteite op sosiale netwerke sonder tussengangers nie. Niemand kan hierdie taak beter hanteer as 'n perssentrum wat die werk van die maatskappy binne en buite ken nie.
Parallel aan die voorbereidingswerk, sal die perssekretaris 'n lys moet opstel van die nodige tegniese middele vir die werk. Benewens die standaard stel kantoorbenodigdhede, is dit 'n kamera, 'n stemopnemer, hardeskywe vir die berging van materiaal.
Die eerste mediaplan - die maatskappy se publikasiestrategie vir die nabye toekoms - moet opgestel word met die verwagting dat die media versigtig sal wees vir inligting uit 'n voorheen onbekende bron. Dit kan aanvanklik 'n groot aantal publikasies op 'n kommersiële basis verklaar. Die eindbesonderhede moet met die senior bestuur ooreengekom word.
