In enige organisasie, selfs klein, word baie verskillende bestellings en bestellings uitgereik en gestoor. As almal geregistreer is en in een ding geliasseer word, sal dit vroeër of later tot verwarring lei. En die verteenwoordigers van die inspeksie-instansies sal dit waarskynlik nie goedkeur nie.
Instruksies
Stap 1
Om die bestellings wat by die onderneming uitgereik is, korrek te verdeel, moet u deur die volgende dokumente gelei word:
- goedgekeur deur Rosarkhiv "Die lys van tipiese bestuursdokumente wat gegenereer word in die aktiwiteite van die organisasie, wat die bewaringstyd aandui";
- instruksies vir kantoorwerk (ontwikkel deur die beheerliggaam).
Op grond van hierdie dokumente moet 'n benaming van sake by elke onderneming ontwikkel word. Op grond daarvan word bestellings, instruksies en ander dokumente verdeel.
Afhangend van die grootte van die onderneming en die struktuur daarvan, kan die ontwikkelde nomenklatuur van sake in departemente verdeel word met 'n aanduiding van die letterkode, of dit kan algemeen wees.
Hoe dit ook al sy, alle bestellings by die onderneming word voorwaardelik verdeel in bestellings vir hoof- en ekonomiese aktiwiteite en bestellings vir personeel.
Stap 2
Bestellings vir die hoof- en ekonomiese aktiwiteite word in die reël deur die sekretaris gehou (tensy anders in 'n aparte bevel gespesifiseer). Hy is ook verantwoordelik vir die registrasie, berging en argivering van hierdie bestellings.
Dokumente verskil in terme van stoor tyd. Bestellings vir die hoofaktiwiteit van die onderneming (vir die organisasiestruktuur, vir die goedkeuring van die personeeltafel, vir die aanpassing daarvan, ens.) Het opbergingslyne - voortdurend. Aan die einde van die kalenderjaar word dit aan die argief van die onderneming oorhandig.
Bestellings oor ekonomiese en operasionele aangeleenthede word vir vyf jaar bewaar. Hulle word agtereenvolgens sonder 'n letter genommer. As die hoeveelheid bestellings wat by die onderneming uitgereik word groot is, word dit gedurende die jaar in volumes verdeel. Na die verstryking van die stoorperiode word hulle vernietig met die registrasie van die ooreenstemmende handeling.
Stap 3
Bestellings vir personeel word opgestel en geberg in die personeelbestuursafdeling van die onderneming. Dit verskil ook in rakleeftyd.
'N Afsonderlike saak is bestellings vir toelating, ontslag en oordrag met 'n bewaringstydperk van 75 jaar. Hier word ook bestellings gebring om die van, langdurige sakereis, tydelike oordrag van werknemers, ensovoorts, ensovoorts te verander. Hierdie dokumente is in die joernaal geregistreer, het deurlopende nommering en letters (meestal "ls", "k")). Aan die einde van die jaar word sulke bestellings saam met die registrasieboek in een vouwerk vasgewerk en aan die argief oorhandig.
Stap 4
Bestellings vir vakansies (gereeld, sonder betaling, ens.), Korttermyn-sakereise en oorplasings word in 'n aparte lêer opgestel. 'N Letter word by die bestelnommer gevoeg (byvoorbeeld "o" of departementskode).
Bestellings vir afhaal het dieselfde stoorperiode. Dit word egter aanbeveel om dit apart te stoor, soos dit word vergesel van ontledingsmateriaal (verduidelikende aantekeninge, notules, kennisgewings en besluite van die vakbondskomitee, ens.).
By verstryking van die stoorperiode word hierdie bestellings vernietig.
Stap 5
Dit word ook aanbeveel om die promosiebestellings apart te hou (opbergperiode - 75 jaar). In 'n aparte geval word bevele vir die bevordering van hul eie onderneming en hul superieur geliasseer. Die saak word in die argief geliasseer soos dit gevorm word.
