'N Bestelling is 'n dokument van groot praktiese belang. Dit dui op 'n spesifieke aksie: huur en afdanking van 'n werknemer, dissiplinêre optrede, die behoefte om nuwe tegnologie in te stel, en nog baie meer. Die klerk moet die bewaring van hierdie tipe dokumente verseker en die vermoë hê om vinnig die regte dokument te vind. Hiervoor kry elke bestelling 'n unieke identifikasienommer.
Nodig
- - bestellings;
- - logboek;
- - instruksie oor personeelrekordbestuur;
- - 2 of 3 vouers.
Instruksies
Stap 1
Die registrasievorm vir bestellings word nie streng deur die wet gereguleer nie. Daar is 'n standaardinstruksie wat op 27 November 2000 deur Rosarkhiv gepubliseer is, waarin staan dat die nommering van bestellings deur personeel en hoofaktiwiteite afsonderlik binne 'n kalenderjaar moet geskied. As u in 'n klein firma werk, waar die sekretaris ook die werk van 'n klerk verrig, moet u 3 vouers en 3 registrasietydskrifte begin.
Stap 2
Stel instruksies op vir kantoorwerk. Dit kan uit slegs 'n paar items bestaan. Dui aan watter bestellings vir vyf jaar geberg moet word, en watter - 75. Skryf in watter skikkings die bestellings vir u onderneming ingedeel is en hoe u besluit het om dit aan te wys. Bestellings vir die hoofaktiwiteit word gewoonlik met 'n opeenvolgende nommer genommer, en personeelbestellings - met 'n nommer en 'n letter. Die nommer kan byvoorbeeld lyk soos "Bestelnr. 2-l / s" of "Bestelnr. 2-k". Dink aan verskillende benamings vir dokumente met 'n ander rakleeftyd. Korttermyn kan byvoorbeeld as personeel gemerk word, en langtermyn as personeel.
Stap 3
Verdeel bestellings deur personeel in twee dele volgens rakleeftyd. Dokumente oor die voorsiening van gereelde of opvoedkundige verlof, korttermyn-sakereis, aansporings en dissiplinêre sanksies word vir vyf jaar gestoor. Plaas bestellings vir indiensneming, oordrag, ontslag, lang sakereise en lang vakansies in 'n ander lêergids. Skryf die naam van die vouer en die vervaldatum op die omslag van die bande. Vul die bestellings vir die hoofaktiwiteit apart in
Stap 4
In groot ondernemings word bestellings deur verskillende dienste uitgereik. Dokumentasie vir die hoofaktiwiteit word gewoonlik deur die sekretaris bewaar en vir die personeel - deur die personeelafdeling. Gevolglik het elkeen sy eie lêergids en sy eie boekhouboeke. Dit is genoeg vir 'n HR-spesialis om twee boeke en 2 vouers te begin, wat dokumente volgens bewaringstydperke verdeel. Met 'n baie groot dokumentvloei word elke map egter gereeld verdeel volgens die soorte bestellings. As u onderneming 'n aparte opbergingstelsel het, moet u die bestellings steeds in volgorde nommer binne 'n gemeenskaplike skikking en dit in een joernaal registreer.
Stap 5
Bestellings vir die hoofaktiwiteit kan nie net op die hele onderneming van toepassing wees nie, maar ook op individuele afdelings. Ontwikkel kode vir elke departement of departement. Dit kan 'n letter of 'n nommer wees. Moenie vergeet dat die benaming van bestellings vir die hoofaktiwiteit moet verskil van wat aanvaar word in die personeelbestuurbestuur van u onderneming nie. In hierdie geval val die nommering binne die algemene skikking van "hoofaktiwiteit".
