As daar te veel dokumente versamel is en dit in een stapel is, kan dit moeilik wees om uit te vind wat na wat verwys. Dit is nog moeiliker om die regte dokument te vind. Om hierdie probleem op te los, moet u u dokumente organiseer. Die beskrewe metode is nie net geskik vir die organisering van dokumente op papier nie, dit is natuurlik ook van toepassing op dokumente in elektroniese vorm, met klein aannames.
Instruksies
Stap 1
Dit is maklik om u dokumente te organiseer, selfs al is dit te veel. Gaan deur al die beskikbare dokumente en maak 'n lys van die kategorieë waarvolgens u dit sal sorteer. Bepaal of daar subkategorieë in hierdie lys sal wees. In die algemene kategorie kontrakte kan 'n mens byvoorbeeld kontrakte onderskei vir die lewering van dienste. Onder die bestellings moet u die algemene bestellings met betrekking tot die aktiwiteite van die maatskappy en personeelbestellings beklemtoon.
Stap 2
Sodra die lys van kategorieë voltooi is, bepaal u hoe en waar u die dokumente sal plaas. Stem saam met die bestuur die koste van die aankoop van kantoorbenodigdhede (vouers, lêers, gekleurde plakkers), want die sortering en verspreiding van dokumente is aangenamer as u nie met ou verkrummelende vouers hoef te vroetel nie.
Stap 3
Sorteer die beskikbare dokumente volgens die lys wat u opgestel het. Plaas dit in aparte stapels. Skryf, indien nodig, daarop met 'n potlood of plak 'n plakker (om nie deurmekaar te raak tydens die sorteerproses nie).
Stap 4
Evalueer of dokumente van een kategorie (subkategorie) in die vakkie sal pas en lê dit in. Dit is beter om dokumente te reël volgens die datum van voorbereiding. Gewoonlik word dokumente in die alledaagse werk geliasseer soos dit geskep word, met die mees onlangse dokumente bo-aan. Wanneer sake na die argief oorgedra word, verander die volgorde (boaan is die vroegste dokument, onderaan - die laaste teen die datum van skepping).
Stap 5
As u dokumente van verskillende jare in dieselfde vouer lê, moet u die een jaar visueel van die ander skei met 'n gekleurde plakker of 'n groter vel. Sulke boekmerke maak dit baie makliker om in die toekoms die gewenste dokument te vind.
Stap 6
Maak 'n aanhangsel vir die volgende dokument.
Stap 7
Stel, indien nodig, 'n register op van alle vouers met dokumente, met die inhoud van elke vouer, die datum waarop dit gemaak is en die einde van die onderhoud, die stoorplek, ensovoorts. Rangskik die vouers so dat dit gemaklik is om dit te gebruik en u hoef nie deur middel van 'n ton afvalpapier na hulle toe te "deurbreek" nie.
