Alle dokumente van die organisasie moet behoorlik geberg word. Met 'n duidelike stelsel kan u dadelik die regte stuk papier vind. Sommige soorte dokumente het hul eie stoorreëls, byvoorbeeld vir bestellings.
Nodig
vouers, bokse, papier, rekenaar
Instruksies
Stap 1
Skep 'n bestellogboek waar alle bestellings vir die organisasie opgeneem sal word. Die joernaal moet noodwendig ingebind en genommer wees, wat naskripsies of die verwydering van bladsye uitsluit.
Stap 2
Die joernaal moet sekere kolomme bevat. Die benaderde inhoud van die kolomme kan soos volg wees: 'n kolom waarin die nommer van die inskrywing in volgorde aangedui word, die kolom met die datum van die bestelling, die kolom met 'n opsomming van die bestelling, die kolom met die bestelnommer, die kolom waar die werknemer 'n stempel laat op vertroudheid met hierdie bestelling. Daarbenewens kan 'n kolom bygevoeg word wat die ligging van die bestelling (vouers of vak) aandui.
Stap 3
Alle bestellings moet in vouers gesorteer word: bestellings vir die toelating en ontslag van werknemers (personeelbestellings), bestellings wat die aansporings van werknemers weerspieël, stuur dit vir sakereise en vakansies, bestellings wat die hoofaktiwiteite van die organisasie weerspieël. As bestellings uitstekende bewaringstydperke het, word daar afsonderlike vouers daarvoor geskep.
Stap 4
Die stelsel vir bestellingsopberging moet duidelik, gesistematiseerd wees en die kontinuïteit van die nommers wat aan bestellings toegeken word, verseker. Dit is veral waar wanneer die bestelling vir werk teruggetrek word. Dit word aanbeveel dat u 'n fotokopie van die beslaglegging maak om verwarring te voorkom.
Stap 5
Alle bestellings moet op die briefhoof van die organisasie gedruk word. In hierdie geval is die seël op die bestelling nie nodig nie. As die bestelling op 'n gewone vel papier gedruk is, moet die organisasie se seël daarop staan.
Stap 6
As die onderneming 'n elektroniese stelsel vir die stoor van bestellings aanvaar het, moet dit in die hele organisasie uniform wees. Werknemers wat die reg het om hul handtekening op hierdie dokumente te plaas, moet toegang tot elektroniese bestellings hê. Dit is in hierdie geval baie handig om EDS (elektroniese digitale handtekening) te gebruik. Dit word in elk geval aanbeveel om die bestellogboek af te druk.
