Vergaderings is 'n noodsaaklike element in die sakelewe. Dit is 'n instrument vir die monitering, opstel van bestuursdoelstellings en die implementering van terugvoer. Tydens die vergadering word verslae gedoen en inligting gegee oor die huidige stand van sake. Sy deelnemers het die geleentheid om met mekaar te beraadslaag en uiteindelik die besluite te neem wat nodig is vir die suksesvolle voltooiing van die toegewese take.
Instruksies
Stap 1
Definieer die doel van die vergadering. Sy deelnemers kan byvoorbeeld saamkom om 'n voorlopige gedagteswisseling uit te voer, na 'n verslag oor die stand van sake te luister, aanbevelings voor te berei vir die oplossing van enige kwessies of om hierdie kwessies te aanvaar. Die onderwerp van die vergadering moet van belang wees vir elke deelnemer aan die vergadering.
Stap 2
Stel 'n vergaderingagenda op. Dui daarin 'n lys vrae aan wat gedurende die tyd aangehoor en bespreek moet word. Slegs die kwessies wat nie in 'n werkende toestand opgelos kan word nie, moet bespreek word. Stuur die voorlopige agenda van die vergadering aan alle deelnemers en luister na hul wense en kommentaar oor die onderwerp en agenda van die vergadering. Pas die agenda aan met inagneming van die uitgesproke wense.
Stap 3
Besluit op die plek, tyd en wyse van die vergadering. Wys sprekers en fokuspunte vir elke saak op die agenda. Vra die aanbieders om hul abstrakte vooraf in te dien. Bepaal die skedule van die vergadering, gee die tyd wat vir die bespreking van elke uitgawe toegewys is. Stuur die finale agenda en agenda vir elke deelnemer.
Stap 4
Indien nodig, stuur die deelnemers die opsommings van die verslae wat tydens die vergadering aangebied word, konsepbesluite wat geneem moet word, inligtingsnotas en analitiese materiaal.
Stap 5
Oorweeg die vraag hoe u die deelnemers aan die vergadering die beste kan sit om die moontlikheid van konfliksituasies tot die minimum te beperk. Sielkundiges het opgemerk dat mense wat teenoor mekaar sit, dikwels meer konflik en geskille ondervind, en minder dikwels diegene wat langs mekaar sit. Oorweeg hierdie faktor.
Stap 6
Identifiseer 'n voorsitter wat in staat is om die vergadering so te hou dat alle kwessies op 'n optimale manier en op die kortste moontlike tyd opgelos word. Om dit te doen, moet hy konstruktiewe besluite van elke deelnemer aan die vergadering gee en die bespreking saaklik maak.
Stap 7
Sorg vir 'n streng volgorde van uitvoering van die program van die vergadering; dit sal redelik suksesvol wees en die besluite wat daarby geneem word, is effektief.
