'N Spanvergadering kan 'n effektiewe manier wees om verskillende werksituasies, insluitend konfliksituasies, te ontleed. Dit bespreek kontroversiële kwessies in die openbaar en neem besluite wat bindend is vir elke werknemer. Die voorbereidingswerk moet voorafgegaan word aan die kollektiewe vergadering.
Instruksies
Stap 1
Formuleer die hoofonderwerp van die vergadering. Oor die algemeen word 'n kollektiewe vergadering oor een aktuele aangeleentheid gehou. Dit kan byvoorbeeld 'n analise wees van die organisasie se werk vir die jaar of die oorgang na 'n verminderde werksure.
Stap 2
Dink na oor u agenda. Die punte daarvan is spesifieke kwessies wat bespreek moet word. Daar moet ten minste twee en hoogstens vyf wees. Rangskik die vrae in afnemende volgorde. As die onderwerp van die vergadering taamlik breed is, plaas 'Diverse' as die laaste punt op die agenda. Hier kan u 'n bietjie afwyk van die hoofonderwerp en klein probleme bespreek wat tans vir die span kommerwekkend is.
Stap 3
Berei sprekers voor. 'N Bekwame werknemer wie se mening as gesaghebbend in die span beskou word, moet oor elke punt op die agenda van die vergadering praat. Waarsku hom 1-2 weke vantevore oor die komende verslag, sodat die persoon kalm oor sy boodskap kan dink. Praat 2-3 dae voor die vergadering met elke spreker, maak seker dat die teks van sy toespraak gereed is en ooreenstem met die onderwerp.
Stap 4
Berei die vergaderlokaal voor. Dit is goed as u organisasie 'n vergadersaal of 'n ander vergaderruimte het. Gebruik andersins die grootste kamer wat moontlik is. Op die dag van die vergadering moet daar genoeg stoele geïnstalleer wees en 'n projektor, rekenaar en mikrofoon gekoppel en opgestel word, indien enige. U kan ook vooraf spesiale vouers met dokumente bespreek wat bespreek word vir elke deelnemer aan die vergadering.
Stap 5
Stel alle werknemers in kennis van die datum, tyd en plek van die vergadering. Gebruik een van die tradisionele metodes: plaas inligting op 'n kennisgewingbord, stuur 'n e-pos, skakel die hoofde van strukturele afdelings, praat persoonlik met elke werknemer. U keuse hang af van die tradisie van die onderneming en die aantal werknemers.
Stap 6
Registreer deelnemers voordat u met die vergadering begin. U sal hierdie lys later aan die protokol heg. Begin die vergadering op die tyd wat vir werknemers geskeduleer en aangekondig is. Moenie op laatkommers wag nie, wys die belangrikheid en erns van die geleentheid.
Stap 7
Maak die hoofonderwerp van die vergadering bekend en die kwessies wat daar bespreek sal word. Vra die span om 'n voorsitter en sekretaris vir die vergadering te kies. In die reël word die hoof van die organisasie of sy adjunk as die voorsitter verkies, en die klerk of kantoorbestuurder as die sekretaris. Die voorsitter sal die vergadering hou, orde handhaaf en die reëls nakom. Die pligte van die sekretaris sluit in die hou van 'n gedetailleerde protokol: die opneem van die toesprake van die sprekers, vrae aan hulle, besprekings en voorstelle.
Stap 8
Hou by die vasgestelde spreektydlyn, anders loop u vergadering die gevaar om tot middernag aan te hou en nooit besluite te neem nie. In die algemeen het hoofsprekers 15-20 minute tot hulle beskikking, maar nie meer as 30. Medesprekers oor sekondêre aangeleenthede moet binne 10-15 minute wees nie. 'N Deelnemer se toespraak uit die gehoor is beperk tot 2-3 minute. U kan 'n vraag nie langer as vyf minute beantwoord nie. As die tyd oorskry word, moet u die reëls deeglik herinner.
Stap 9
Nadat die vergadering se agenda vasgestel is en almal 'n toespraak gehou het, som die vergadering kortliks op. As belangrike besluite geneem is, moet die konsep daarvan vir almal wat daar is, voorgelees word.
Stap 10
Binne twee dae na die vergadering moet u die finale weergawe van die notule en die besluite voorberei. Die notule moet ooreengekom en onderteken word deur die voorsitter van die vergadering. Bring die besluite en die sperdatums vir die implementering daarvan onder die aandag van alle werknemers wat dit moet implementeer.
